Regolamento
Premessa
Il presente Regolamento integra le norme statutarie e ne regola l’applicazione.
– Convocazione dell’Assemblea generale ordinaria e straordinaria
L’Assemblea generale viene convocata mediante posta ordinaria, notifica diretta, posta elettronica con ricevuta di conferma, che dovrà pervenire ai soci con un anticipo di minimo 15 giorni rispetto alla data della riunione.
Il testo della comunicazione dovrà contenere l’orario della prima e, trascorsa almeno un’ora, della seconda convocazione, l’ordine del giorno con l’indicazione esplicita dei punti su cui l’Assemblea deve votare nel corso della seduta, l’orario previsto per la conclusione dei lavori.
2 – Esclusione dei soci
La qualità di socio si perde :
Per recesso;
Per radiazione conseguente a comportamento contrario alle finalità o al buon nome dell’Associazione;
Per il mancato pagamento della quota annuale nella misura e nei termini stabiliti o comunque trascorsi due mesi dal sollecito scritto.
I soci possono recedere in qualsiasi momento dall’AMIP mediante comunicazione scritta, inviata al Presidente.
L’esclusione dei soci è deliberata dall’Assemblea ordinaria dei soci su proposta del Consiglio Direttivo.
In ogni caso, prima di procedere all’esclusione di un socio, devono essergli contestati per iscritto gli addebiti che gli vengono mossi, consentendogli facoltà di replica.
Il socio receduto, escluso o decaduto non ha diritto alla restituzione delle quote associative versate.
3 – Modalità dell’elezione del Consiglio Direttivo e del Collegio dei Revisori dei Conti
Esse avvengono per iscritto ed a scrutinio segreto.
I membri del Seggio Elettorale ( un Presidente e due Scrutatori ) vengono eletti dall’Assemblea generale ordinaria dei soci.
I soci, che intendono candidarsi alle cariche elettive, devono formalizzare al Consiglio Direttivo la propria proposta almeno 30 giorni prima dello svolgimento dell’Assemblea generale ordinaria dei soci.
Ogni socio maggiorenne, fatta eccezione dei soci Onorari, in regola con il pagamento della quota associativa, è eleggibile.
Fermo restando che tutti i soci, se maggiorenni, sono eleggibili, almeno 8 giorni prima dell’Assemblea elettorale, il Consiglio Direttivo farà pervenire a tutti i soci la lista, in ordine alfabetico, di coloro che hanno espresso la loro intenzione di rendersi disponibili per l’elezione alle cariche sociali.
Le schede elettorali vengono predisposte dal Segretario in modo da distinguere l’espressione di voto per il Consiglio Direttivo, rispetto al voto per il Collegio dei Revisori dei Conti; le schede sono firmate per convalida dal Presidente dell’Assemblea elettorale e quindi consegnate in apertura d’Assemblea a ciascuno degli aventi diritto al voto.
Nelle elezioni per il rinnovo dell’intero Consiglio Direttivo e del Collegio dei Revisori dei Conti, su ciascuna scheda il socio può indicare fino ad un massimo di ( non meno di 5 e fino a 9 ) nomi di candidati per il Consiglio Direttivo, di 3 nomi di candidati per il Collegio dei Revisori dei Conti.
Nelle elezioni finalizzate al parziale rinnovo delle cariche sociali, il numero massimo di candidati da eleggere e da indicare sulla scheda è pari al numero delle singole cariche vacanti che l’Assemblea è chiamata a colmare.
Le schede che contengono un numero di nomi superiore al massimo previsto per ciascuna carica sociale sono considerate nulle.
Al termine delle votazioni la Presidenza provvede a proclamare gli eletti.
Saranno considerati eletti coloro che otterranno il maggior numero di voti.
In caso di parità di voti fra gli eletti all’ultimo posto per il Consiglio Direttivo e per il Collegio dei Revisori dei Conti, viene eletto colui che ricopre la qualifica di socio da un maggior numero di anni.
In caso ci sia la stessa anzianità di associazione risulta eletto il socio più anziano di età.
Tra i componenti del Consiglio Direttivo deve risultare eletto almeno un socio con l’abilitazione di micologo ( se presente ).
4 – Organismi e incarichi
Sono intesi come organismi interni dell’Associazione :
Il Segretario;
Il Tesoriere;
Il Comitato scientifico.
Questi organismi hanno validità triennale e sono rinnovabili. L’assegnazione dell’incarico, o il suo rinnovo, avviene per accettazione dell’incaricato e del Consiglio Direttivo ed è da stabilirsi nella prima riunione utile del Consiglio Direttivo. La stessa persona non può assumere più di due incarichi.
5 – Segretario
Il segretario viene eletto dal Consiglio Direttivo al proprio interno, dura in carica tre anni ed è rieleggibile.
Per lo svolgimento delle proprie mansioni può avvalersi della collaborazione di altri soci che si dichiarino disponibili.
Al segretario sono affidati i seguenti compiti :
Partecipazione alle riunioni del Consiglio Direttivo;
Redazione dei verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo e delle assemblee generali;
Tenuta ed aggiornamento dell’archivio di tutti i documenti inerenti la vita dell’Associazione;
Redazione ed aggiornamento dell’inventario;
Gestione della corrispondenza in partenza ed arrivo ( spedizione ed archiviazione );
Tenuta ed aggiornamento del libro soci;
Affianca il Presidente nell’attuazione delle delibere degli organi statutari.
Il Segretario può ricoprire anche la carica di Tesoriere.
6 – Tesoriere
E’ eletto dal Consiglio Direttivo tra i propri membri, dura in carica tre anni ed è rieleggibile.
Al Tesoriere sono affidati i seguenti compiti :
Partecipa alle riunioni del Consiglio Direttivo;
Si occupa delle questioni economiche e finanziarie dell’Associazione;
Provvede all’incasso delle quote associative e di altre eventuali entrate;
Effettua i pagamenti deliberati dal Consiglio Direttivo;
Compila e tiene aggiornato il registro contabilità;
Collabora con il Consiglio Direttivo alla stesura dei bilanci preventivi e consuntivi da proporre all’approvazione dell’Assemblea dei soci;
Gestione Fondo Cassa.
Il Tesoriere può ricoprire anche la carica di Segretario.
7 – Comitato scientifico
All’interno dell’Associazione opera il Comitato scientifico, un organismo operativo che ha come finalità la diffusione delle conoscenze micologiche, ovvero l’assolvimento di funzioni formativo – didattiche e di aggiornamento.
Il comitato viene gestito dal Consiglio Direttivo e diretto da un socio avente titolo di micologo.
Suoi obiettivi sono :
la formazione e l’aggiornamento in campo micologico dei propri componenti;
la formazione di persone qualificate che, possedendo una preparazione scientifica di base siano in grado di trasmettere le competenze acquisite ad altri soci;
la partecipazione in modo attivo alla determinazione del materiale durante le mostre e le riunioni sociali.
All’interno del Comitato opera un gruppo di persone che si occupano in particolare della divulgazione.
I compiti dei divulgatori saranno : insegnamento di base, guida per il pubblico in visita alle mostre micologiche, guida per escursioni a vario titolo.
I componenti del Comitato si rendono disponibili nei confronti dei principianti per aiutarli a conseguire le conoscenze di base che consentano a ciascuno un proficuo approccio alla micologia.
E’ richiesta disponibilità alla comunicazione ed alla collaborazione scientifica e tecnica fra tutti i partecipanti. Inoltre sulla base delle conoscenze acquisite collaborano attivamente allo svolgimento dei programmi svolti dall’Associazione.
Il Comitato è composto da :
Uno o due Responsabili con particolare preparazione scientifica aventi funzione di coordinamento e supervisione dei lavori del Comitato stesso;
Soci qualificati, con buona preparazione in campo micologico che garantiscano un valido apporto e dimostrino un effettivo spirito di collaborazione.
Nessun compenso è dovuto ai suoi componenti.
8 – Consiglio Direttivo
Fra i Consiglieri eletti dall’Assemblea, quello che ha ricevuto il maggior numero di voti – ed in caso di parità, quello più anziano d’età – è responsabile di convocare gli altri Consiglieri eletti entro 30 giorni dall’Assemblea elettorale.
Egli presiede il nuovo Consiglio solo per l’espletamento dell’O.d.G. relativo all’accettazione delle cariche ed alla nomina del Presidente; dopodiché il nuovo Presidente eletto assume la presidenza della riunione per la discussione degli altri argomenti all’O.d.G.
L’Ordine del Giorno della prima riunione del Consiglio Direttivo, convocata secondo quanto previsto dal comma precedente, deve includere la formalizzazione dell’accettazione delle cariche elettive e l’elezione delle cariche previste dallo Statuto. L’accettazione delle cariche deve essere confermata per iscritto e firmata dai singoli eletti ed il relativo documento sarà messo agli atti.
Qualora uno o più Consiglieri, o Revisori dei Conti, rinunciassero all’incarico entro la prima riunione del Consiglio Direttivo, comunicando per iscritto, la rinuncia medesima, subentreranno nelle cariche i primi non eletti nell’ordine, così come appare dal Verbale dell’Assemblea elettorale.
Il Consiglio Direttivo scaduto o dimissionario resta in carica per l’ordinaria amministrazione sino alla data delle consegne al nuovo Consiglio Direttivo. Le consegne – in mancanza di reclami o impugnazione dell’esito elettorale – devono aver luogo non oltre il trentesimo giorno dalla nomina del nuovo Consiglio.
Il Consiglio Direttivo si riunisce almeno 6 volte all’anno come previsto nello statuto.
Per ogni riunione, il Segretario (in caso di sua assenza un sostituto nominato fra gli altri consiglieri) avrà cura di redigere apposito verbale regolarmente firmato, che dovrà essere riletto nella riunione successiva ed accettato all’unanimità.
Il Consigliere assente, senza giustificato motivo e senza averne dato preventiva comunicazione, a quattro sedute consecutive del Consiglio Direttivo si considera decaduto d’ufficio dalla carica.
Il Consiglio direttivo decide il numero dei suoi componenti che va da un minimo di 5 ad un massimo di 9 membri come previsto dallo statuto.
9 – Collegio dei Revisori dei Conti
Il Collegio dei Revisori dei Conti si raduna almeno due volte all’anno. Una di tali riunioni sarà tenuta nel mese che precede quello in cui l’Assemblea generale sarà chiamata ad approvare il bilancio consuntivo e preventivo di ogni esercizio.
10 – Mostre
Sono una delle attività più importanti dell’Associazione.
Ogni mostra ha un responsabile individuato di volta in volta che si occupa di :
Prendere i contatti con il referente del luogo in cui la mostra viene allestita;
Curarne l’allestimento;
Coinvolgere i raccoglitori ed un certo numero di collaboratori;
Stilare l’elenco delle specie esposte.
11 – Immagine e logo
L’Associazione adotta un logotipo che dovrà, per quanto possibile, essere apposto sui beni di proprietà, sui gadgets prodotti, sulla carta sociale, buste, lettere e quanto altro potrà essere realizzato per l’immagine dell’Associazione. Usi diversi dovranno essere richiesti ed approvati dal Consiglio Direttivo.
12 – Spese – Rimborsi – Fondo cassa
Ogni spesa dovrà essere preventivamente stabilita ed approvata dal Consiglio Direttivo, fatta eccezione per quelle imprevedibili ed indifferibili, nonché per le piccole spese necessarie allo svolgimento delle attività ordinarie dell’Associazione (previa messa a conoscenza del Presidente e del Tesoriere) . Per piccole spese si intendono quelle non superiori ad € 50,00.
Saranno rimborsate solo le spese effettivamente sostenute e dimostrate secondo la normativa fiscale vigente. Nessun rimborso è dovuto per la ricerca dei funghi per le mostre.
E’ istituito un fondo cassa dell’Associazione dell’ammontare di € 100,00, gestito dal Tesoriere, per far fronte alle piccole spese, direttamente rimborsabili.
13 – Bilancio
Il bilancio dell’Associazione è redatto dal Consiglio Direttivo con l’aiuto del Tesoriere. Viene inviato ai soci, in estratto, unitamente alla lettera di convocazione dell’Assemblea ordinaria, 15 giorni prima della stessa. Una volta approvato sarà depositato in sede. Tutti i documenti relativi all’amministrazione dell’Associazione ( verbali, bilancio, fatture, scontrini, ecc. ) devono essere depositati ed essere consultabili presso la sede sociale.
14 – Compensi
Non sono previsti compensi ai soci, qualunque sia la carica ricoperta ( Presidente, Membri del Consiglio Direttivo, Tesoriere, Segretario, ecc. ) in quanto tutti prestano la propria opera come volontari.
15 – Quota di adesione
E’ stabilita dal Consiglio Direttivo, e deve essere versata, in caso di rinnovo dell’iscrizione, entro 60 giorni dall’inizio dell’anno sociale; è indivisibile e pertanto va pagata per intero indipendentemente dalla data in cui viene effettuata l’iscrizione. E’ possibile l’iscrizione anche durante l’anno in corso. Per i soci non maggiorenni può essere prevista una quota di adesione ridotta decisa dal consiglio stesso.
All’atto dell’iscrizione viene rilasciata una ricevuta che dovrà essere conservata dal socio quale attestazione dell’avvenuto pagamento. I blocchetti delle ricevute dovranno indicare in copertina l’anno per cui le ricevute contenute sono valide e, una volta esauriti, saranno conservati agli atti dal Segretario.
16 – Soci Onorari
La qualità di socio Onorario viene conferita a persone che abbiano dato lustro alla Associazione stessa sia in forma diretta che indiretta. Il socio Onorario non è tenuto al versamento delle quote associative.
La qualifica di socio Onorario è attribuita dal Consiglio Direttivo su designazione di almeno cinque soci .
La proposta dovrà essere corredata da una documentazione consistente in un breve curriculum della personalità da ammettere.
Le proposte di conferimento della qualifica di socio Onorario espresse dal Consiglio Direttivo vengono sottoposte alla ratifica dell’Assemblea.
17 – Rapporti tra gli associati
I rapporti tra gli associati devono essere improntati ai consueti principi di cortesia e buona educazione, oltre che ispirati al comune senso di interesse verso la Micologia, la sua diffusione e la sua conoscenza.
18 – Modifica del Regolamento interno
Il presente Regolamento interno potrà essere integrato e/o modificato, su richiesta e per motivate ragioni, solo su indicazione del Consiglio Direttivo e con l’approvazione da parte dell’Assemblea generale dei soci; inoltre modifiche ed integrazioni potranno essere fatte solo una volta nel corso dell’anno.